Monissa suomalaisissa yrityksissä matkalaskuprosessi ei ole muuttunut vuosiin. Työntekijä täyttää lomakkeen tai Excel-taulukon, laskee päivärahat käsin ja toimittaa paperit hyväksyttäväksi. Ongelmat ovat tuttuja:
Päivärahojen laskeminen vie aikaa. Kotimaan ja ulkomaan päivärahat, osapäivärahat, ateriakorvaukset — laskusäännöt ovat monimutkaiset ja muuttuvat vuosittain.
Kilometrikorvausten dokumentointi on työlästä. Jokainen matka pitää kirjata erikseen: lähtöpaikka, määränpää, kilometrit, matkustajat. Virheiden riski on suuri.
Hyväksyntäkierre on hidas. Matkalaskut kiertävät sähköpostissa tai paperilla esihenkilöltä toiselle. Käsittely venyy viikoiksi.
Kirjanpitovienti on manuaalista. Hyväksytyt matkalaskut pitää vielä syöttää erikseen kirjanpitojärjestelmään.
Tämä kaikki maksaa aikaa ja rahaa — ja turhauttaa sekä matkustavia työntekijöitä että taloushallintoa.
Zevoy helpottaa matkalaskuprosessia alusta loppuun: matkustajan raportoinnista kirjanpitovientiin asti.
1. Työntekijä kirjaa matkan sovelluksessa Matkan tiedot syötetään Zevoy-sovellukseen: päivämäärät, kohteet ja matkan tyyppi. Ei lomakkeita, ei Exceliä.
2. Päivärahat ja kilometrikorvaukset lasketaan automaattisesti Zevoy käyttää Verohallinnon voimassa olevia päivärahoja (kotimaan kokopäiväraha, osapäiväraha, ulkomaan päivärahat maakohtaisesti) ja kilometrikorvauksia. Järjestelmä käyttää Verohallinnon voimassa olevia korvausmääriä.
3. Hyväksyntä monivaiheisella työnkululla Matkalaskut ohjautuvat automaattisesti oikealle hyväksyjälle yrityksen hyväksyntähierarkian mukaan. Useampi hyväksyntätaso on mahdollinen.
4. Vienti kirjanpitoon Hyväksytyn matkalaskun tiedot voidaan viedä kirjanpitojärjestelmään API-integraation (Netvisor, Procountor, NetSuite) tai CSV-mallin kautta. Claims viedään erillään korttitapahtumista.
✔
✔
✔
Miten päivärahat lasketaan Zevoyssa?
Zevoy laskee päivärahat automaattisesti matkan keston ja kohteen perusteella. Järjestelmä käyttää Verohallinnon kulloinkin voimassa olevia korvausmääriä — sekä kotimaan kokopäivärahaa ja osapäivärahaa että ulkomaan maakohtaisia päivärahoja. Sinun ei tarvitse tarkistaa summia erikseen.
Tukeeko Zevoy kilometrikorvausten laskemista?
Kyllä. Syötät matkan lähtöpaikan, määränpään ja kilometrimäärän, ja Zevoy laskee korvauksen Verohallinnon voimassa olevalla kilometrikorvauksella. Lisämatkustajat huomioidaan automaattisesti.
Voiko Zevoyssa käsitellä sekä Suomen että Ruotsin matkalaskuja?
Kyllä. Zevoy tukee molempien maiden päiväraha- ja kilometrikorvaussääntöjä. Tämä on erityisen hyödyllistä yrityksille, joilla on henkilöstöä tai liiketoimintaa sekä Suomessa että Ruotsissa.
Miten matkalaskujen hyväksyntä toimii?
Zevoyssa voi määritellä monivaiheisen hyväksyntähierarkian. Matkalaskut ohjautuvat automaattisesti oikealle hyväksyjälle — esimerkiksi ensin esihenkilölle ja sitten talousosastolle. Hyväksyjä saa ilmoituksen ja voi hyväksyä tai palauttaa laskun sovelluksessa.
Miten matkalaskut siirtyvät kirjanpitoon?
Hyväksytyt matkalaskut siirtyvät automaattisesti kirjanpitojärjestelmään Zevoyn integraation kautta. Tuettuja järjestelmiä on 27, mukaan lukien Netvisor, Procountor, Fortnox ja NetSuite.
Zevoy Aktiebolag
Eteläesplanadi 24 A
00130 Helsinki
Suomi
Y-tunnus: 3147751-4
Zevoy on vuonna 2020 perustettu fintech-yritys. Zevoy Aktiebolag on suomalainen sähkörahalaitos, jota säätelee ja valvoo Suomen Finanssivalvonta. Yhtiön kortit myöntää Zevoy Aktiebolag Visa Europe Limitedin myöntämän lisenssin alaisena. Pääkonttorimme sijaitsee Helsingissä, Suomessa, ja kotimarkkinamme lisäksi palvelemme myös Ruotsia, Norjaa, Tanskaa, Saksaa, Ranskaa, Belgiaa, Alankomaita, Espanjaa, Portugalia, Viroa, Liettuaa ja Latviaa.