Manuell utgiftshantering skalar inte
Ett växande företag innebär fler korttransaktioner, fler medarbetare som lägger ut, och fler kvitton som ska stämmas av. Traditionell utgiftshantering bygger på en kedja av manuella steg:
Medarbetaren betalar med privat kort eller delade företagskort.
Kvitton samlas i mejl, mappar eller plånböcker.
Medarbetaren fyller i en utläggsrapport — ofta i Excel.
Chefen godkänner via mejl.
Ekonomiavdelningen stämmer av kvitton mot kontoutdrag, kontrollerar moms, och bokför manuellt.
Medarbetaren väntar på återbetalning.
Varje steg tar tid och introducerar fel. Momskoder blir fel. Kvitton försvinner. Kostnadsställen tilldelas inkonsekvent. Och ekonomiavdelningen spenderar dagar på avstämning istället för analys.
Problemet förstärks av att utgifter hanteras i olika system: banken för korttransaktioner, mejl för kvitton, Excel för rapporter, och bokföringsprogrammet för verifikationer. Information flödar inte — den kopieras manuellt mellan system.
Ett system från kort till bokföring
Zevoy ersätter de manuella stegen med en automatiserad kedja:
Företagskort med kontroll Varje medarbetare kan få ett eget Visa-kort — fysiskt eller virtuellt — med individuella utgiftsgränser och kategoriregler. Inga delade kort, inga privata utlägg som måste ersättas.
Kvitton fångas direkt OCR-skanning i appen eller automatiska digitala kvitton via ReceiptHero. Kvittot matchas mot rätt transaktion utan manuell hantering.
Godkännanden enligt era regler Sätt upp godkännandeflöden baserat på belopp, kategori eller avdelning. En nivå eller flera — Zevoy anpassar sig efter er policy. Chefer godkänner i appen med ett tryck.
Automatisk bokföring Godkända utgifter exporteras med korrekt momskod, kostnadsställe och projekt till ert bokföringssystem. Fortnox, Visma, Briox, Business Central, NetSuite — Zevoy stöder 27 system.
✔
✔
✔
Hur fungerar automatisk utgiftshantering i Zevoy?
Medarbetaren betalar med sitt Zevoy Visa-kort. Kvittot fångas via OCR i appen eller automatiskt via ReceiptHero. Utgiften kategoriseras, matchas mot transaktionen, och skickas till godkännande. Godkända utgifter exporteras som verifikationer till ert bokföringssystem med kvitto, momskod och kostnadsställe.
Kan medarbetare fortfarande göra utlägg med privat kort?
Ja. Zevoy stöder utläggsrapporter för kostnader som betalats med privat kort. Medarbetaren fotograferar kvittot, skapar en utläggsrapport, och får ersättning efter godkännande. Men målet är att minimera privata utlägg genom att ge varje medarbetare ett eget företagskort.
Hur sätter man upp godkännandeflöden?
I Zevoy Hub konfigurerar administratören godkännanderegler baserat på belopp, kategori eller organisationsstruktur. Exempel: utgifter under 1 000 kr godkänns av närmaste chef, utgifter över 10 000 kr kräver ytterligare godkännande av ekonomichef.
Hanterar Zevoy representationsmoms?
Ja. Zevoy stöder svenska representationsregler. Användaren anger om det gäller intern eller extern representation, lägger till deltagarnamn, och Zevoy tillämpar korrekt momskod och avdragsbegränsning vid export till bokföringssystemet.
Vilka bokföringssystem stöds?
Zevoy har direkt API-integration med Fortnox, Visma, Briox, Briljant, NetSuite, Business Central och fler — totalt 27 system. SIE-export fungerar som alternativ för alla svenska bokföringsprogram.
Zevoy Aktiebolag
Eteläesplanadi 24 A
00130 Helsinki
Suomi
Y-tunnus: 3147751-4
Zevoy on vuonna 2020 perustettu fintech-yritys. Zevoy Aktiebolag on suomalainen sähkörahalaitos, jota säätelee ja valvoo Suomen Finanssivalvonta. Yhtiön kortit myöntää Zevoy Aktiebolag Visa Europe Limitedin myöntämän lisenssin alaisena. Pääkonttorimme sijaitsee Helsingissä, Suomessa, ja kotimarkkinamme lisäksi palvelemme myös Ruotsia, Norjaa, Tanskaa, Saksaa, Ranskaa, Belgiaa, Alankomaita, Espanjaa, Portugalia, Viroa, Liettuaa ja Latviaa.