Joka kuukausi sama kierre: taloushallinto jahtaa kuitteja, työntekijät kaivavat lompakoita ja sähköposteja, ja kirjanpitäjä odottaa materiaalia. Tutut ongelmat:
Kuitit katoavat. Paperikuitit haalistuvat, rypistyivät tai jäävät taskuun. Sähköpostikuitit hukkuvat inboxiin.
Manuaalinen kohdistus on hidasta. Jokainen kuitti pitää yhdistää oikeaan korttitapahtumaan käsin — ja virheet ovat yleisiä.
Kirjanpitomateriaali myöhästyy. Kun kuitteja puuttuu, kuukausikatko venyy ja kirjanpitäjän työ kasaantuu.
Arkistointi on sekavaa. Kuitit ovat hajallaan kansioissa, sähköposteissa ja puhelimissa. Verotarkastuksessa materiaalin löytäminen on painajainen.
Suomalaisissa PK-yrityksissä kuittien käsittelyyn kuluu keskimäärin useita tunteja kuukaudessa — aikaa, joka voitaisiin käyttää tuottavampaan työhön.
Zevoy yhdistää kuittiskannauksen, automaattisen kohdistuksen ja kirjanpitoviennin yhdeksi saumattomaksi ketjuksi.
1. Skannaa kuitti puhelimella Työntekijä ottaa kuitista kuvan Zevoy-sovelluksella. OCR-teknologia lukee kuitilta summan, päivämäärän, myyjän ja ALV-erittelyn kuluvaateita varten.
2. Kuitin liittäminen korttitapahtumaan Työntekijä liittää kuitin oikeaan korttitapahtumaan Zevoy-sovelluksessa. ReceiptHero-integraatio hakee verkkokuitit suoraan kassajärjestelmästä — niissä työntekijän ei tarvitse tehdä mitään.
3. Tiedot siirtyvät kirjanpitoon integraation kautta API-integraatioissa (Netvisor, Procountor, NetSuite) kuitin tiedot, tiliöinti ja ALV-käsittely siirtyvät kirjanpitojärjestelmään kuitin kanssa. CSV-malleja käyttävissä järjestelmissä (Talenom, Fennoa, Heeros, Fivaldi, Lemonsoft, Visma L7) kuitti-PDF ladataan kirjanpitojärjestelmään erikseen.
✔
✔
✔
Miten kuittiskannaus toimii käytännössä?
Työntekijä avaa Zevoy-sovelluksen ja ottaa kuitista kuvan. OCR lukee summan, päivämäärän, myyjän nimen ja ALV-erittelyn kuluvaateita varten. Työntekijä liittää kuitin oikeaan korttitapahtumaan ja vahvistaa.
Mitä tarkoittaa ReceiptHero-automaattikohdistus?
ReceiptHero on integraatio, joka hakee sähköiset kuitit suoraan kassajärjestelmistä (esim. kauppaketjut, hotellit). Kun työntekijä maksaa Zevoyn kortilla, kuitti ilmestyy järjestelmään automaattisesti ilman skannausta.
Mitä kirjanpitojärjestelmiä Zevoy tukee?
Zevoy integroituu suoraan 27 kirjanpitojärjestelmään. Suomessa yleisimmät ovat Netvisor, Procountor ja NetSuite (API-integraatiot). Lisäksi tuetaan CSV-vientinä Talenom, Fennoa, Heeros, Fivaldi, Lemonsoft ja Visma L7.
Täyttääkö digitaalinen kuittiarkisto kirjanpitolain vaatimukset?
Kyllä. Zevoyn digitaalinen arkistointi täyttää Suomen kirjanpitolain vaatimukset sähköiselle tositteen säilytykselle. Paperikuittia ei tarvitse enää säilyttää erikseen.
Miten Zevoy auttaa kun kuitteja puuttuu?
Zevoy näyttää reaaliajassa, mistä korttitapahtumista kuitti puuttuu. Taloushallinto voi lähettää automaattisen muistutuksen suoraan työntekijälle järjestelmän kautta.
Zevoy Aktiebolag
Södra Esplanaden 24 A
00130 Helsingfors
Finland
FO-nummer: 3147751-4
Zevoy är ett fintech-företag grundat 2020. Zevoy Aktiebolag är ett finskt e-pengainstitut reglerad och auktoriserad av Finlands Finansinspektion. Företagskorten utfärdas av Zevoy Aktiebolag under en Visa Europe Limited-licens. Vårt huvudkontor ligger i Helsingfors, Finland, och utöver vår hemmamarknad betjänar vi även Sverige, Norge, Danmark, Tyskland, Frankrike, Belgien, Nederländerna, Spanien, Portugal, Estland, Litauen och Lettland.