Kun yritys kasvaa, kulujen käsittely muuttuu pullonkaulaksi. Useimmissa suomalaisissa PK-yrityksissä prosessi näyttää edelleen tältä:
Kulujen raportointi sähköpostilla tai Excelillä. Työntekijät toimittavat kuitit ja kuluraportit epäyhtenäisesti — joku skannaa, joku lähettää kuvan, joku unohtaa kokonaan.
Taloushallinto jahtaa puuttuvia tietoja. Kuka osti mitä, mille projektille, millä ALV-kannalla? Selvitystyö vie tunteja kuukaudessa.
Tiliöinti ja ALV-käsittely tehdään käsin. Jokainen tapahtuma pitää luokitella ja kirjata manuaalisesti kirjanpitojärjestelmään.
Budjettiseuranta jää jälkeen. Kulutustiedot ovat ajan tasalla vasta kuukausikatkon jälkeen — silloin on jo myöhäistä reagoida.
Hyväksynnät viipyvät. Kun prosessi nojaa sähköpostiin, hyväksyntäkierre venyy ja kulut kasaantuvat.
Tämä manuaalinen ketju aiheuttaa virheitä, viiveitä ja turhaa työtä — ja se pahenee jokaisen uuden työntekijän myötä.
Zevoy yhdistää koko kuluketjun korttimaksusta kirjanpitovientiin yhteen järjestelmään. Jokainen välivaihe, joka ennen vaati erillistä työkalua, hoituu saman alustan sisällä.
1. Maksu Zevoyn Visa-kortilla Työntekijä maksaa yrityksen kulun Zevoyn fyysisellä tai virtuaalisella Visa-kortilla. Tapahtuma näkyy järjestelmässä reaaliajassa.
2. Kuitti liitetään tapahtumaan OCR-skannaus, ReceiptHero-automaattikohdistus tai sähköpostikuittien välitys liittää kuitin tapahtumaan. Kuitin tiedot — summa, ALV, myyjä — luetaan kuluvaateita varten.
3. Tiliöinti ja ALV-käsittely Kategoriat yhdistävät oikean kirjanpitotilin ja ALV-käsittelyn jokaiseen tapahtumaan, jolloin käyttäjien on helppo käsitellä kuluja oikein. Zevoyn tekoäly ehdottaa kategoriaa aiempien tapahtumien perusteella. Kustannuspaikat voi esiasettaa korttikohtaisesti tai työntekijäkohtaisesti.
4. Hyväksyntä Kaikki adminit voivat hyväksyä kuluja Zevoy Hubissa. Kullekin käyttäjälle voidaan asettaa erikseen tarkastaja lisävarmistusta varten. Hyväksyjä näkee tapahtuman, kuitin, kategorian ja mahdolliset kommentit.
5. Vienti kirjanpitoon Hyväksytyt kulut siirtyvät suoraan kirjanpitojärjestelmään — tiliöinteineen, ALV-käsittelyineen ja tositteineen. Integraatiot 27 järjestelmään.
✔
✔
✔
Mitä kulujen automatisointi tarkoittaa käytännössä?
Se tarkoittaa manuaalisten välivaiheiden vähentämistä kulujen käsittelyssä. Zevoyssa korttimaksu, kuitin liittäminen, tiliöinti, hyväksyntä ja kirjanpitovienti tapahtuvat yhdessä järjestelmässä. OCR ja ReceiptHero lukevat kuitin tiedot, tekoäly ehdottaa kategoriaa, ja hyväksytyt kulut viedään kirjanpitoon — vähemmän käsityötä jokaisessa vaiheessa.
Miten kulujenhallintajärjestelmä eroaa pelkästä yrityskortista?
Pankin yrityskortti hoitaa vain maksun. Kulujenhallintajärjestelmä kuten Zevoy automatisoi kaiken maksamisen jälkeen: kuitin liittämisen, tiliöinnin, ALV-käsittelyn, hyväksynnän ja kirjanpitoviennin.
Voiko Zevoylla hallita myös tilauksia ja lisenssimaksuja?
Kyllä. Zevoyn tilaustenhallinta näyttää kaikki yrityksen toistuvat maksut — SaaS-lisenssit, palvelutilaukset ja muut jatkuvat kulut — yhdessä näkymässä.
Miten kulujen hyväksyntä toimii Zevoyssa?
Voit määritellä monivaiheisen hyväksyntähierarkian. Kulut ohjautuvat automaattisesti oikealle hyväksyjälle summan, kulutyypin tai osaston perusteella. Hyväksyjä saa ilmoituksen ja voi toimia suoraan sovelluksessa.
Mihin kirjanpitojärjestelmiin Zevoy integroituu?
Zevoy integroituu suoraan 27 kirjanpitojärjestelmään. Suomessa yleisimmät ovat Netvisor ja Procountor. Lisäksi tuetaan Fortnoxia, NetSuiteä ja monia muita. Tiedot voi myös viedä CSV-muodossa.
Zevoy Aktiebolag
Eteläesplanadi 24 A
00130 Helsinki
Finland
Business ID: 3147751-4
Zevoy is a fintech company founded in 2020. Zevoy Aktiebolag is a Finnish electronic money institution regulated and authorized by the Finnish Financial Supervisory Authority. The company cards are issued by Zevoy Aktiebolag under a license from Visa Europe Limited. Our HQ is in Helsinki, Finland and in addition to our home market we also serve Sweden, Norway, Denmark, Germany, France, Belgium, The Netherlands, Spain, Portugal, Estonia, Lithuania and Latvia.