Kun yritys kasvaa, kulujen käsittely muuttuu pullonkaulaksi. Useimmissa suomalaisissa PK-yrityksissä prosessi näyttää edelleen tältä:
Kulujen raportointi sähköpostilla tai Excelillä. Työntekijät toimittavat kuitit ja kuluraportit epäyhtenäisesti — joku skannaa, joku lähettää kuvan, joku unohtaa kokonaan.
Taloushallinto jahtaa puuttuvia tietoja. Kuka osti mitä, mille projektille, millä ALV-kannalla? Selvitystyö vie tunteja kuukaudessa.
Tiliöinti ja ALV-käsittely tehdään käsin. Jokainen tapahtuma pitää luokitella ja kirjata manuaalisesti kirjanpitojärjestelmään.
Budjettiseuranta jää jälkeen. Kulutustiedot ovat ajan tasalla vasta kuukausikatkon jälkeen — silloin on jo myöhäistä reagoida.
Hyväksynnät viipyvät. Kun prosessi nojaa sähköpostiin, hyväksyntäkierre venyy ja kulut kasaantuvat.
Tämä manuaalinen ketju aiheuttaa virheitä, viiveitä ja turhaa työtä — ja se pahenee jokaisen uuden työntekijän myötä.
Zevoy rakentaa automaattisen ketjun korttimaksusta kirjanpitovientiin. Jokainen välivaihe, joka ennen vaati käsityötä, hoituu järjestelmän sisällä.
1. Maksu Zevoyn Visa-kortilla Työntekijä maksaa yrityksen kulun Zevoyn fyysisellä tai virtuaalisella Visa-kortilla. Tapahtuma näkyy järjestelmässä reaaliajassa.
2. Kuitti yhdistyy automaattisesti OCR-skannaus, ReceiptHero-automaattikohdistus tai sähköpostikuittien välitys liittää kuitin tapahtumaan. Kuitin tiedot — summa, ALV, myyjä — luetaan automaattisesti.
3. Tiliöinti ja ALV-ehdotus Zevoy ehdottaa tiliöintiä ja ALV-käsittelyä aiempien tapahtumien ja kuitin tietojen perusteella. Taloushallinto tarkistaa ja hyväksyy.
4. Hyväksyntäkierre Kulut ohjautuvat automaattisesti yrityksen hyväksyntähierarkian mukaan. Monivaiheinen hyväksyntä tukee esihenkilö- ja talousosaston hyväksyntää.
5. Vienti kirjanpitoon Hyväksytyt kulut siirtyvät suoraan kirjanpitojärjestelmään — tiliöinteineen, ALV-käsittelyineen ja tositteineen. Integraatiot 27 järjestelmään.
✔
✔
✔
Mitä kulujen automatisointi tarkoittaa käytännössä?
Se tarkoittaa, että kulujen käsittelyketju — maksusta kirjanpitovientiin — toimii ilman manuaalisia välivaiheita. Zevoyssa korttimaksu laukaisee automaattisen ketjun: kuitti kohdistuu tapahtumaan, tiliöinti ehdotetaan, hyväksyntä kiertää ja tiedot siirtyvät kirjanpitoon.
Miten kulujenhallintajärjestelmä eroaa pelkästä yrityskortista?
Pankin yrityskortti hoitaa vain maksun. Kulujenhallintajärjestelmä kuten Zevoy automatisoi kaiken maksamisen jälkeen: kuitin liittämisen, tiliöinnin, ALV-käsittelyn, hyväksynnän ja kirjanpitoviennin.
Voiko Zevoylla hallita myös tilauksia ja lisenssimaksuja?
Kyllä. Zevoyn tilaustenhallinta näyttää kaikki yrityksen toistuvat maksut — SaaS-lisenssit, palvelutilaukset ja muut jatkuvat kulut — yhdessä näkymässä.
Miten kulujen hyväksyntä toimii Zevoyssa?
Voit määritellä monivaiheisen hyväksyntähierarkian. Kulut ohjautuvat automaattisesti oikealle hyväksyjälle summan, kulutyypin tai osaston perusteella. Hyväksyjä saa ilmoituksen ja voi toimia suoraan sovelluksessa.
Mihin kirjanpitojärjestelmiin Zevoy integroituu?
Zevoy integroituu suoraan 27 kirjanpitojärjestelmään. Suomessa yleisimmät ovat Netvisor ja Procountor. Lisäksi tuetaan Fortnoxia, NetSuiteä ja monia muita. Tiedot voi myös viedä CSV-muodossa.
Zevoy Aktiebolag
Eteläesplanadi 24 A
00130 Helsinki
Finland
Business ID: 3147751-4
Zevoy is a fintech company founded in 2020. Zevoy Aktiebolag is a Finnish electronic money institution regulated and authorized by the Finnish Financial Supervisory Authority. The company cards are issued by Zevoy Aktiebolag under a license from Visa Europe Limited. Our HQ is in Helsinki, Finland and in addition to our home market we also serve Sweden, Norway, Denmark, Germany, France, Belgium, The Netherlands, Spain, Portugal, Estonia, Lithuania and Latvia.